Kollaborationslisten

Durch den Einsatz von Kollaborationslisten kann mit Partnern gemeinsam an einer Datenbasis gearbeitet werden, um die Kommunikation erheblich zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Die Kombination von Aufgaben, die zu jedem Eintrag einer Liste erstellt und von jedem Partner eingesehen werden können, stellen das Rückgrat der Zusammenarbeit dar. Es lassen sich sowohl manuell Listen in Form von CSV, XLS hochladen, als auch via API insbesondere aus der waySuite komfortabel und mit wenigen Schritten synchronisieren. Dabei können Informationen bidirektional ausgetauscht werden.

Übersicht

Die App ist die Bereiche Listen und Aufgaben unterteilt. Dabei unterstützen beide Bereiche die Anzeige der verfügbaren Informationen aus unterschiedlichen Blickwinkeln:

• Aktueller Arbeitsbereich: Nur Listen oder Aufgaben des aktuell in der Kopfzeile ausgewählten Arbeitsbereiches werden angezeigt
• Alle Arbeitsbereiche: Alle Listen oder Aufgaben der aktuell gewählten Organisation werden angezeigt
• Alle Organisationen: Die Auswahl der Kopfzeile hat für die Anzeige keine Bedeutung mehr. Alle Daten auf die Sie Zugriff haben (auch in anderen Organisationen) werden Ihnen angezeigt.

Die Datenansicht der App ist in 3 Teilen aufgebaut, die sich abhängig von den Hauptansichten noch mit zusätzlichen Informationen erweitern können. Grundfunktionen für das Verwalten der Listen sind in der linken Tabelle verfügbar. Arbeitet man nur mit einer ausgewählten Liste, kann der Bereich auch minimiert werden über die unten befindlichen Pfeilsymbole. Im minimierten Zustand kann man weiterhin zwischen den Listen navigieren (Pfeile in minimiertem Bereich). Die Detailansicht der ausgewählten Liste befindet sich auf der rechten Seite und hat die Möglichkeit zugeordnete Aufgaben im unteren Teilfenster direkt anzuzeigen. Dieses Fenster kann ebenfalls verkleinert oder vergrößert werden, um fokussiert darin zu arbeiten.

Listenfunktionen

Neben den üblichen Tabellenfunktionalitäten der wayCP stehen in den Listen mächtige Formatierungsregeln für die Daten selbst zur Verfügung. Für die Pivot-Funktion müssen geeignete Formate der einzelnen Felder verfügbar sein. Wenn Sie hierzu Fragen haben, kommen Sie bitte auf unseren Support zu.

Listenvorlagen

Jede Liste hat immer eine Listenvorlage. Mehrere Listen können auf der selben Listenvorlage basieren.

Eine Listenvorlage wird im Kontext einer Organisation gespeichert und beinhaltet das Listenschema inkl. Spaltenkonfiguration, aber auch eigenschränkte sowie berechnete Spalten. Die Einstellungen auf der Listenvorlage gelten für alle Listen, die auf dieser Listenvorlage basieren, unabhängig davon welchem Arbeitsbereich eine Liste zugeordnet ist. Die Listen, die auf der selben Listenvorlage basieren, unterscheiden sich daher nur ihren Einträgen.

In der Listenvorlage kann ein Standardname für neue Listen vorgegeben werden. Bei der Erstellung einer neuen Liste kann ein vorgegebener Standardname nur vom Administrator der Organisation überschrieben werden.

Spaltendefinition

Alle Typen von Spalten besitzen gewisse norwendige Felder.

• Die FieldId muss eindeutig sein. Sie dient der Synchronisation mit externen Systemen wie Listendefinitionen der wayRTS. Außerdem beziehen sich Einschränkungen für Spalten auf dieses Feld und in Hierarchien werden die Beziehungen anhand dieses Felds ermittelt.
• Der FieldName muss eindeutig sein. Er darf nur aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen und Unterstrichen bestehen. Dieses Feld wird beim Speichern der Daten verwendet. Auch Formeln in berechneten Spalten und bedingten Formatierungen beziehen sich auf dieses Feld.
• Die Position muss eindeutig sein. Sie definiert die Reihenfolge der Spalten und die Reihenfolge in der mehrere berechnete Spalten ausgewertet werden.
• Der FormatterName definiert den Datentyp der Spalte. Der Formatter beschreibt den Typ detailliert, wie z.B. maximale Längen oder Wertebereiche.

Schlüsselspalten

Die Spaltendefinition im Listenschema der Listenvorlage definiert eine oder mehrere Schlüsselspalten. Die Kombination der Werte aller Schlüsselfelder eines Datensatzes muss immer eindeutig sein und bildet den fachlichen Schlüssel des Datensatzes. Der fachliche Schlüssel ist unter anderem beim Datenaustausch mit anderen Systemen relevant. Des weiteren haben alle Datensätze auch eine technische eindeutige Zeilennummer. In den Einstellungen der Listenvorlage gibt es die Option, die Zeilennummer als eine Schlüsselspalte zu verwenden. Diese Option ist vor allem für Listen vorgesehen, deren Datensätze manuell angelegt und gepflegt werden, so dass der Benutzer nicht selbst eindeutige Schlüsselwerte erstellen muss.

Bestätigbare Listen

Wenn Listen mit externen Systemen wie der waySuite synchronisiert sind, werden Änderungen an Listeneinträgen, die Benutzer in der wayCP vornehmen, in das externe System übertragen. Bei regulären Listen werden alle Änderungen übertragen. Bei bestätigbaren Listen werden Änderungen an Listeneinträgen erst dann übertragen, wenn sie bestätigt wurden. Das Recht zum Ändern eines Listeneintrags haben alle Mitglieder eines Arbeitsbereichs - auch Partner. Das Recht zum Bestätigen von Änderungen haben dagegen nur Mitglieder eines Arbeitsbereichs, die keine Partner sind.

Zusätzliche Spalten

Neben der Spaltenkonfiguration im Listenschema der Listenvorlage können auch zusätzliche Spalten definiert werden. Die Inhalte dieser Spalten können nicht über die API importiert werden. Daher sind diese Spalten immer editierbar und niemals Schlüsselspalten. Ansonsten verhalten sich die zusätzlichen Spalten wie Spalten des Listenschemas. Insbesondere können sie auch in Berechnungen verwendet werden.

Zusätzliche Spalten bieten die Möglichkeit, Spalten vom Typ "Datei" hinzuzufügen. Einer solchen Spalte, kann daraufhin für jeden Datensatz der Kollaborationsliste genau eine Datei hinzugefügt werden. Sobald eine Datei hochgeladen ist, steht diese allen anderen Nutzern der Kollaborationsliste zur Verfügung und kann durch Klicken auf den angezeigten Dateinamen heruntergeladen werden.

Spalteneinstellungen

Eingeschränkte Spalten

Als Organisationsadministrator ist es möglich auf den Listenvorlagen Spalteneinschränkungen zu konfigurieren. Die Einschränkungen gelten dann auf allen Listen, die auf entsprechender Listenvorlage basieren, jedoch ausschließlich für externe Mitarbeiter der Organisation.

Spaltenweise können folgende Beschränkungen definiert werden:

• Nicht sichtbar: Die Spalte ist für einen Partner nicht sichtbar
• Schreibgeschützt: Die Spalte kann von einem Partner nicht editiert werden (Voraussetzung: Spalte editierbar)

Erforderliche Spalten

Als Organisationsadministrator ist es möglich in den Listenvorlagen editierbare Spalten als erforderlich zu konfigurieren. Erforderliche Spalten dürfen beim Bearbeiten oder Erstellen von Datensätzen nicht leer sein. Der Import über die Schnittstelle ist von dieser Einschränkung nicht betroffen.

Historisierte Spalten

Als Organisationsadministrator ist es möglich in den Listenvorlagen enzelne reguläre und zusätzliche Spalten als historisiert zu konfigurieren. Historisierte Spalten sind durch ein Symbol im Spaltenkopf gekennzeichnet. Jedes Mal wenn eines der historisierten Felder in einem Datensatz geändert wird, wird ein Historiendatensatz mit den neuen Werten aller dieser Felder erfasst. Zusätzlich beinhaltet der Historiendatensatz auch dem Zeitstempel der änderung und den verursachenden Benutzer. Zu jedem Datensatz kann sich ein Benutzer den geamten Verlauf der historischen Werte anzeigen lassen,

Berechnete Spalten

Als Organisationsadministrator ist es möglich auf den Listenvorlagen berechnete Spalten zu definieren, deren Werte aus anderen Feldern des gleichen Datensatzes ermittelt werden. Auch andere berechnete Spalten können für die Berechnung herangezogen werden. Allerdings ist dann die Reihenfolge der Berechnungen zu beachten. Die Berechnung kann über eine Gleichung oder eine (TypeScript) Funktion definiert werden. Eine berechnete Spalte kann eine zusätzliche Spalte sein oder eine gleichnamige Spalte in den regulären Daten ersetzen. Der zweite Fall wird dann verwendet, wenn das Berechnungsergebnis auch Teil des Datenexports sein soll, der an ein externes System wie die waySuite übertragen wird.

Hierarchien

Listenvorlagen können in Hierarchien gegliedert werden. Allen Schlüsselspalten der übergeordneten Listenvorlage muss in der untergeordneten Listenvorlage eine Spalte des gleichen Datentyps zugeordnet werden. Diese zugeordnete Spalte muss aber keine Schlüsselspalte sein. Während für Zusammenfassungslisten jede Spalte des entsprechenden Datentyps verwendet werden kann, dürfen bei regulären Beziehungen nur nicht-editierbare und nicht-berechnete Felder verwendet werden. Zu einem Eltern-Datensatz in der übergeordneten Liste dürfen beliebig viele Kind-Datensätze in den untergeordneten Listen existieren. Die übergeordnete Liste kann Spalten enthalten, deren Wert sich durch die Aggregation von Feldern aus den den Kind-Datensätzen berechnet. Welche Aggregationsfunktionen (z.B. Minimum, Maximum und Anzahl) zulässig sind, hängt vom Datentyp der Felder in der untergeordneten Liste ab. Bei Änderungen an den Datensätzen in den untergeordneten Listen, werden die Werte in den übergeordneten Listen automatisch aktualisiert. In den Hierarchien gibt es zwei Arten von Beziehungen:

• Bei einer regulären Beziehung können in der untergeordneten Liste nur Kind-Datensätze hinzugefügt werden, für die es in der übergeordneten Liste einen passenden Eltern-Datensatz gibt. In diesem Fall muss die übergeordnete Liste mit dem Eltern-Datensatz im gleichen Arbeitsbereich existieren.
• Dagegen ist eine Zusammenfassungsliste eine übergeordneten Liste, die im reservierten Organisationsarbeitsbereich My Organization existiert. Wenn der untergeordneten Liste neue Datensätze hinzugefügt werden, werden in der Zusammenfassungsliste bei Bedarf die entsprechenden Eltern-Datensätze automatisch ergänzt.

Aggregationslisten

Aggregationslisten können Einträge aus allen Listen, die auf der gleichen Listenvorlage basieren, zusammenfassen. Diese Funktion ist geeignet um Auswertungen vorzunehmen, die Daten aus mehreren gleichartigen Listen umfassen. Eine Aggregationsliste in einem normalen Arbeitsbereich kann Einträge aus Listen des gleichen Arbeitsbereichs beinhalten. Dagegen sammelt eine Aggregationsliste in dem speziellen Arbeitsbereich My Organization Einträge aus allen Listen der Organisation. Der Arbeitsbereich My Organization ist für organisationsfremde Personen (Extern) nicht zugänglich.

Navigation in hierarchischen Listen

• Kindlisten: Wenn die Datensätze einer übergeordneten Liste in der Tabelle angezeigt werden, dann zeigt der Bereich unterhalb der Liste neben den Aufgaben auch die Datensätze der untergeordneten Listen an. Dabei werden die Datensätze der untergeordneten Listen gefiltert, so dass nur Kindelemente der ausgewählten Datensätze in der übergeordneten Liste angezeigt weren.
• Drilldown: In den Kindlisten ist es möglich über den Button "Drilldown" die untergeordneten Listen einer Kindliste anzuzeigen. Diese Ansicht öffnet sich in einem Popup-Fenster.
• Zellwert nachschlagen: In einer untergeordneten Liste kann über die Funktion "Aktuellen Zellwert nachschlagen" im Kontextmenü eines Datensatzes eine neue Liste vom gleichen Typ geöffnet werden, die folgende Eigenschaften hat:
  • Die Liste wird nicht nach der Zuordnung zu den selektierten Eltern-Datensätzen gefiltert, sondern nach dem Zellwert auf dem das Kontextmenü geöffnet wurde.
  • Die Listenansicht der Originalliste wird auch hier angewendet.
  • Die Nachschlage-Listen können einzeln geschlossen werden.
  • Wird eine andere Elternliste gewählt oder die Liste verlassen werden alle Nachschlagelisten geschlossen. Der Zustand ist dynamisch und kann nicht gespeichert werden.

Hinzufügen und Löschen von Datensätzen

In den Einstellungen einer Listenvorlage kann das Hinzufügen und Löschen von Datensätzen erlaubt werden. Damit wird es für alle Mitarbeiter eines Arbeitsbereiche möglich, über die Benutzeroberfläche Datensätze aus einer Liste zu löschen und neue Datensätze hinzuzufügen. Der Dialog zum Hinzufügen gliedert sich in drei Bereiche: Schlüsselfelder, schreibgeschützte Felder und editierbare Felder. Die Felder der ersten beiden Bereiche können nach dem Speichern des Datensatzes nicht mehr bearbeitet werden. Die Kombination aller Schlüsselfelder muss für den Datensatz eindeutig innerhalb der Liste sein.

Gelöschte Datensätze behalten

In den Einstellungen einer Listenvorlage kann das Merkmal aktiviert werden, dass gelöschte Datensätze nicht aus der Datenbank entfernt werden, sondern nur den Status gelöscht erhalten. Wenn dieses Merkmal verwendet wird, empfiehlt es sich, in den Listenansichten einen entsprechenden Filter zu ergänzen. Datensätze mit dem Status gelöscht sind im regulären Listenexport nicht enthalten. Sie können aber über einen entsprechenden Aufrufparameter ebenfalls exportiert werden.

Eingeschränkte Sichtbarkeit von Listen

In den Einstellungen einer Listenvorlage kann das Merkmal aktiviert werden, dass die Sichtbarkeit eingeschränkt ist. Listen dieser Vorlage werden nur für privilegierte Benutzer in der Listenübersicht dargestellt. Alle anderen Benutzer sehen die Daten dieser Listen nur, wenn sie als untergeordnete Liste konfiguriert ist und Datensätze in der übergeordneten Liste ausgewählt werden. Dieses Merkmal ist für sehr umfangreiche untergeordnete Listen vorgesehen, deren Daten nur im Kontext des jeweiligen übergeordneten Datenatzes verwendet werden sollen.

Geteilte und persönliche Listenansichten

Um individuell formatierte und gefilterte Listen speichern zu können, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Ansichten können außerdem auch auf Listenvorlagen gespeichert werden und stehen dann allen Listen zur Verfügung, die auf dieser Vorlage basieren.

Mehr Informationen zur Bedienung