Arbeitsbereiche

Im Kollaborations-Bereich können separate Arbeitsbereiche angelegt werden, die der internen sowie der unternehmensübergreifenden Kommunikation dienen. Für einen effektiven und effizienten Informationsaustausch mit externen Geschäftspartnern können diese dem Arbeitsbereich als Partner hinzufügen werden.

In einem Arbeitsbereich können Aufgabenlisten angelegt werden, dank denen sich jederzeit ein Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand verschafft werden kann. In der Aufgabenliste werden neue Aufgaben über den Plus-Button angelegt. Aufgaben können über den Bearbeiten-Button oder durch Doppelklick auf die Aufgabe geöffnet und editiert werden. Mit der Filterfunktion kann beispielsweise nach dem verantwortlichen Benutzer gefiltert werden. Zu jeder Aufgabe ist es möglich, Dateien als Anhang zu hinterlegen und das Änderungsprotokoll aufzurufen.

Benachrichtigungsmöglichkeiten: In den Einstellungen können Sie im Bereich Benachrichtigungen auswählen, bei welchen Ereignissen das System per Mail automatisch Benachrichtigungen schicken soll. Benutzer können sich so beispielsweise informieren lassen, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird.

Rollen der Benutzer

Es gibt auf der Ebene der Arbeitsbereiche drei unterschiedliche Rollen:

1. Ein Besitzer hat alle Rechte innerhalb eines Arbeitsbereichs. Insbesondere kann er andere Benutzer und Gruppen zum Arbeitsbereich hinzufügen und wieder entfernen. Aber auch Importe von Aufgabenlisten, Kollaborationslisten oder Projektplänen und das Anlegen neuer Kollaborationslisten sind dieser Rolle vorbehalten.
2. Ein Mitglied kann mit den Daten eines Arbeitsbereichs arbeiten. Er kann Aufgaben bearbeiten und abschließen, Einträge in Kollaborationslisten hinzufügen, bearbeiten und löschen sowie Daten auswerten.
3. Ein Partner hat fast die gleichen Rechte wie ein Mitglied. Die wesentlichen Unterschiede sind, dass er Einträge in Kollaborationslisten nicht bestätigen kann und vertrauliche Daten, wie die E-Mail Adressen anderer Personen in Arbeitsbereich, nicht einsehen kann.
4. Ein Prüfer hat ausschließlich Sichtberechtigungen. Er kann keine Einträge in Kollaborationslisten hinzufügen, bearbeiten, löschen oder bestätigen. Er darf aber persönliche Listenansichten für Auswertungen erstellen.

Die Auswirkung von Spalteneinschränkungen ist an die Organisationsrolle des Benutzers gebunden. Externe Mitarbeiter sind von den Spalteneinschränkungen betroffen, Mitglieder der Organisation nicht.

Arbeitsbereichsvorgaben

In den Organistationseinstellungen gibt es eine Seite um Arbeitsbereichsvorgaben zu verwalten. Eine solche Vorgabe umfasst

• Rollenzuweisungen für bestimmte Mitarbeiter und Gruppen
• Kollaborationslisten (nur Aggregationslisten)
• Konfigurationen für Dashboards

Bei der Anlage eines Arbeitsbereichs kann eine Arbeitsbereichsvorgabe ausgewählt werden. Die darin konfigurierten Elemente werden dem Arbeitsbereich einmalig zugewiesen. Dieses Funktionsmerkmal ist insbesondere für automatisch erstellte Arbeitsbereiche vorgesehen, um den späteren mauellen Konfigurationsaufwand zu minimieren.