Mit Hilfe von Excel- und CSV-Dokumenten können neue Listen erzeugt oder auch Daten in bestehenden Listen aktualisiert werden. Der entsprechende Import-Dialog bietet dazu zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten auch in Bezug auf den Umgang mit bereits bestehenden Daten an. Listen werden über ihre Namen identifiziert, daher ist es entscheidend welcher Listenname im Dialog als Ziel definiert wird.
Ein Aktualisierungsimport kann von jeder Person durchgeführt werden, die Zugang zu der Liste in dem Arbeitsbereich hat. Diese Form des Imports kann nur editierbare Felder in bestehenden Datensätzen aktualisieren. Eine möglicherweise eingeschränkte Sichtbarleit von Feldern wird dabei berücksichtigt. Die Importdatei muss alle Schlüsselfelder der Datensätze enthalten und zusätzlich die zu aktualisierenden Felder. Bei fast allen Datentypen ersetzt der neue Wert aus dem Import den vorherigen Wert. Nur im Fall einer Kommentarspalte ist das Verhalten abweichend. In diesem Fall wird der importierte Text als neuer Kommentar interpretiert, der mit dem Zeitstempel des Imports und dem Namen des Users markiert wird, der den Import durchgeführt hat.
Ein vollständiger Import kann in der Regel nur vom Eigentümer des Arbeitsbereichs durchgeführt werden. Für andere Personen muss diese Aktion durch eine Option in der Listenvorlage explizit zugelassen werden. Diese Form des Imports kann Datensätze erzeugen, aktualisieren und löschen und sogar neue Listen erstellen.
Es gibt zwei Optionen um neue Listen zu erzeugen.
Für existierende Listenvorlagen können reguläre Listen und Aggregationslisten neu erstellt werden. Neu angelegte reguläre Listen enhalten noch keine Daten.
Wenn noch keine geeignete Listenvorlage existiert, kann sie zusammen mit der Liste selbst aus einem Datenimport erstellt werden. In diesem Fall ethält die neu angelegte Listen bereits Daten. Beim Erzeugen von einer neuen Listenvorlage wird ein Listenschema basierend auf den Daten der Importdatei erzeugt. Dieses muss in den meisten Fällen hinterher angepasst werden, um bespielsweise die Spalten mehrsprachig zu gestalten, Datenformate der Spalten anzupassen oder manche Spalten als editierbar zu kennzeichnen. Diese Anpassungen können im Listenvorlagen-Editor vorgenommen werden.
Mehr zu Listenvorlagen ist dem entsprechenden Abschnitt der Dokumentation beschrieben.
Der einfachste Weg zum Aktualisieren von Daten einer bestehende Liste besteht darin, diese Liste vor dem Öffnen des Import-Dialogs in der Tabelle zu markieren. Der Name dieser Liste wird dann automatisch als Ziel im Import-Dialog ausgewählt.
Wird im Dialog der Name einer existierender Liste angegeben, werden die Daten dieser Liste durch den Import aktualisiert. Sie haben außerdem zahlreiche Steuerungsmöglichkeiten für den Umgang mit bestehenden Daten oder auch den Werten in den editierbaren Feldern von einzelnen Datensätzen.
Das Schema definiert die Spalten, die Teil des Datenexports und -imports sind. Änderungen am Schema resultieren ggf. in Änderungen der existierenden Daten. Welche Änderungen das sind, hängt von der Schwere der Schemänderung ab.